Foodkosten zijn na personeelskosten de grootste kostenpost. En daarmee wordt voorraadbeheer ineens tóch een sexy onderwerp. Hoe is het gesteld met voorraadbeheer in de Nederlandse horeca?
Tekst: Janneke Vermeulen
Obstakels
Voorraadbeheer bezorgt veel horecaprofessionals kopzorgen. Menig ondernemer worstelt met stocktellingen, hoge foodkosten, onverklaarbare inkoopverschillen en de ideale balans tussen onder- en overbevoorrading. Carl Jacobs, oprichter en CEO van Apicbase, ziet grote verschillen in de organisatie en professionaliteit van voorraadbeheer: “Veel ondernemers hebben geen idee wat de waarde is van hun voorraad, maar er zijn ook voorlopers die alles al gedigitaliseerd hebben.” De horeca ís ook een lastige tak van sport als het gaat om voorraadbeheer, vindt Marvin van Dongen. Hij ontwikkelt met zijn bedrijf Horeko software voor de branche: “Je verzuipt in de uitzonderingen. De ene maand is een krop sla twee keer groter dan de maand erop, terwijl je steeds hetzelfde aantal kroppen bestelt voor dezelfde prijs. Als een gast extra tomaat wil op zijn burger, wordt dat vaak niet geregistreerd. Sowieso groeit de complexiteit van voorraadbeheer enorm zodra producten worden verwerkt in recepturen.”
Werkuren
Efficiënt voorraadbeheer is cruciaal voor het welslagen van een onderneming, meent Jacobs: “Na personeelskosten zijn foodkosten de grootste kostenpost. Als je je gegevens niet op orde hebt, is het onmogelijk je onderneming efficiënt te managen en de juiste beslissingen te nemen. Goed voorraadbeheer – wekelijkse tellingen, scherper inkopen, minder food- waste en besparing op werkuren – kunnen wel 2 tot 10% extra winst opleveren.” Die werkuren zitten onder andere in het tellen van de voorraad. Vaak een tijdrovend klusje waar veel medewerkers na een lange shift geen zin in hebben. Gemakzucht ligt dan op de loer. Onnauwkeurigheid is een veelgemaakte fout bij voorraadbeheer, vertelt Jacobs: “Tellen kost veel tijd en energie. Vaak zijn voorraden verdeeld over meerdere plekken zodat er geen duidelijk overzicht is. Een andere veelvoorkomende fout is dat PAR-niveaus (Periodic Automatic Replenishment of Periodieke Automatische Aanvulling - de minimale voorraad van een product die nodig is om aan de vraag te voldoen, red.) ontbreken. Dat maakt het plaatsen van nieuwe bestellingen onnodig ingewikkeld.”
Minder bockbier
Kroegbaas Johan de Vos van Boerke Verschuren in Breda weet na veertien jaar ervaring precies wat de PAR-niveaus van zijn voorraden zijn. Sinds de uitbraak van de pandemie heeft hij die echter naar beneden moeten bijstellen: “Door het wispelturige kabinetsbeleid weten we niet waar we aan toe zijn. We willen niet met overschotten komen te zitten, dus de minimale voorraden zijn nu lager. Normaal kopen we rond deze tijd groots bockbier in bij de brouwerijen, voor wel veertien kranen. Nu veel minder. Als we tekortkomen, bestellen we eventueel bij de groothandel.” Doorgaans wordt bij het café eens per maand de volledige voorraad geteld. De Vos: “De meeste producten worden wekelijks aangevuld tot het PAR-niveau; de kort-houdbare dranken en eten – voor- al snacks – dagelijks. Dat heb ik uitbesteed aan mijn bedrijfsleidster.”
Zorg dat medewerkers meer betrokken zijn bij voorraadbeheer, adviseert Jacobs. “Stel indien mogelijk meerdere mensen aan voor het telwerk en laat ze elkaars tellingen controleren. Dat betaalt zich echt terug. Tel de dure producten, items met een heel korte THT en de hardlopers dagelijks en de overige voorraad wekelijks. Maak foodkosten en voorraadbeheer ook onderdeel van het inwerken van nieuw personeel. Dat gebeurt nu nog nauwelijks. Leer nieuwe medewerkers bijvoorbeeld om de precieze hoeveelheden te gebruiken bij recepturen en om groenten zo te verwerken dat je weinig foodwaste produceert. Leer ze ook hoe belangrijk het is producten op de juiste plaats terug te zetten na gebruik. Zo maak je ze bewust van kostprijs en portionering.”
Real-time data
Een voordeel van nieuwe en (meestal) jonge medewerkers is dat ze goed overweg kunnen met digitale middelen. Jacobs: “Voorraadtellingen, recepturen, gegevens over ingekochte producten, verkochte items en foodwaste zijn inmiddels met digitale systemen op bijvoorbeeld tablets in te voeren. Real-time data, dus gegevens die continu worden bijgehouden, helpen enorm om je onderneming te managen, zeker als je meerdere vestigingen hebt. Voorwaarde is dat de data echt betrouwbaar zijn.” Ook afnamerapporten van leveranciers zijn te koppelen aan digitale systemen, vertelt Van Dongen. Hij ontwikkelde met zijn bedrijf een softwaretoepassing waarmee inkoopverschillen te analyseren zijn. Hij vindt dat ondernemers zich te vaak richten op traditioneel voorraadbeheer, waarbij de nadruk ligt op tellingen: “Uiteindelijk is de basisvraag: waarom is voorraadbeheer belangrijk? Omdat je als ondernemer wil bepalen wat je moet bestellen voor morgen en omdat je wil weten of je inkoop en verkoop op elkaar aansluiten. Voor dat laatste doel zijn data over dagelijkse hoeveelheden nutteloos. Pas als je meerdere gegevens over een lange periode koppelt, krijg je inzicht in de zwakke plekken van je inkoopmanagement.”
Pen en papier
Cafébaas De Vos laat de data-ontwikkelingen nog even aan zich voorbijgaan: “We houden onze voorraad bij op de ouderwetse manier: met pen en papier. Dat werkt vooralsnog prima. Anders dan bij restaurants zijn onze producten natuurlijk grotendeels lang houdbaar en is ons aanbod beperkt en overzichtelijk. En deze manier past bij ons DNA, we zijn tenslotte een bruine kroeg.”
Voorraadbeheer bij meerdere vestigingen
Voor ondernemingen met meerdere vestigingen is voorraadbeheer extra uitdagend. De winstmarges zijn klein en minimale aanpassingen in een recept kunnen bij grote productie flinke impact hebben op de foodkosten. Ook worden producten vaak onderling uitgeleend maar niet geregistreerd. Real-time data helpen dan om snel te handelen. Carl Jacobs (Apicbase): “Steeds vaker worden de data van meerdere vestigingen met elkaar vergeleken. Zo kunnen andere filialen leren van het beste jongetje van de klas.”
Op de hoogte blijven van alle trends in de horeca? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief